如何给出负面反馈:步骤和建议

工作 1个月前 zhuge
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如何给出负面反馈:步骤和建议

反馈是作为一名管理者的重要组成部分,它有助于加强团队或员工的表现,并确保做出行为改变以提高生产率。反馈主要有两种类型:消极反馈和积极反馈。在这篇文章中,我们将讨论什么是负面反馈,为什么它很重要,你可以采取哪些步骤来有效地给出负面反馈,以及在向员工提供这种类型的反馈时要记住的技巧。

什么是负面反馈?

负面反馈,有时也被称为建设性反馈,是针对员工的反馈,专注于找出需要改变的行为,以防止出现问题或低绩效。消极反馈的目的是帮助员工改变他们的行为,以提高工作效率和表现。为了有效,负面反馈应该集中在特定的行为上,并且在行为发生后迅速给予。

例如,如果一名员工提交了错误的合同,经理应该在收到合同后立即与该员工沟通,而不是等待几天或几周来解决问题。

负面反馈是主管、团队领导或经理用来提高工作效率的有力工具。虽然这种类型的反馈通常让管理者感到不舒服,但许多员工会欣赏甚至希望从上司那里得到建设性的反馈。有效地提供负面反馈对员工和管理者都有好处,可以加强员工和管理者之间的关系和信任。

给出负面反馈的重要性是什么?

有几个原因说明了负面反馈的重要性。主要原因包括:

可以提高员工的绩效

提高管理者的领导能力

确保员工理解公司或经理对他们的期望

帮助员工在工作中感受到支持和关心

允许员工提出问题以便澄清

加强员工的工作能力

如何给出负面反馈

以下是你向员工提供建设性反馈时可以采取的步骤:

1. 确保你的情绪稳定并在控制之中

在你能有效地给别人反馈之前,你必须首先确保你的情绪在控制之中。如果你感到沮丧、生气或其他负面情绪,你很难甚至不可能给出建设性的反馈。你还应该确保你给予反馈的人处于相对平静的状态。这将使他们更容易收到反馈而不会产生抵触情绪。

2. 在私人场合传达负面反馈

永远不要在其他员工或团队成员面前给一个员工有建设性的反馈。这可能会让员工感到尴尬,并导致反馈不被接受。安排时间与员工在私人的地方见面,比如你的办公室或会议室。这样做会显示出你对员工的尊重,并鼓励他们在回应你的反馈时更加开放。

3.反馈要以行为为中心,而不是以人为中心

当给员工或团队成员负面反馈时,重要的是要关注你想要改变的具体行为,而不是员工本身。关注员工的行为会让他们更容易收到反馈,并有助于防止他们变得防御性或感觉自己受到了攻击。例如,与其说“你写的合同不正确”,不如说“你用来写合同的格式不正确,所以让我们关注更改格式,以确保你提交的每一份合同都是准确的。”

4. 跳过肤浅的评论

一些经理或主管会用肤浅的陈述或不必要的恭维来开始关于负面反馈的谈话。这样做通常是因为经理认为这样会让员工更容易收到负面反馈。然而,表面的表现最终会对经理或主管不利,而不是对他们有利。在给予建设性的反馈时,要关注真相,尽可能真诚、有帮助和脆弱。这将鼓励员工做出类似的回应。

5. 确保及时反馈
在处理负面反馈时,时机很重要。在你想要改变的行为发生后,尽快提供反馈是很重要的。这将有助于鼓励员工立即开始采取行动,也可以让反馈感觉不那么严重,如果你要等几天或几周讨论一个事件。

6. 反馈要具体
除了要及时,你还应该确保反馈尽可能具体。例如,不要说“您填写的表格不正确”,而是确切地告诉员工他们填写错了表格的哪些部分,以及他们如何改正这些部分。您还可以提到,如果继续不正确地执行任务或制定行为,将会产生什么影响。

7. 保持冷静
给予建设性的反馈可能是一种具有挑战性的情况,特别是当讨论的行为是严重的,或者员工的回应是防御性的。然而,不管你感觉有多沮丧,保持冷静是很重要的。发脾气只会适得其反,还可能导致员工拒绝改变自己的行为,或者不能很好地接受建设性的反馈。

8. 允许员工作出回应
你应该以对话的形式给出建设性的反馈。这意味着,一旦你解释了员工的行为和需要做出的改变,你也应该让员工有机会回应和表达任何关注或提问。这表明你重视员工的时间和意见,也表明你愿意倾听他们的观点。

9. 做一个笔记或行动计划
一旦你充分讨论了问题行为,员工也理解了对他们的期望,那么就创建一个你和员工都愿意分享的笔记或行动计划。为员工制定具体的绩效目标,以及达到这些目标的时间。你也可以增加检查员工进度的时间,比如每周一次或每月一次。

此外,如果作为他们的管理者,你需要做一些事情来支持他们的行为改变,也要将其包括在计划或笔记中。例如,如果你需要实施一项新的培训策略,一定要把它写进协议里。

10. 决定何时跟进员工的工作
在你和员工的会议结束时,决定一个日期和时间,在此期间你将跟踪员工的进展,并回顾在上一步中创建的笔记或行动计划。定期回顾员工的改进,并对所做的改变提供积极的反馈是反馈过程的重要组成部分。它还创造了一种责任感,并增加了员工遵循约定行为的可能性。

给出负面反馈的技巧
在给员工或团队成员提供建设性反馈时,请记住以下建议:

为员工量身定制反馈:每个人得到的反馈都是不同的,所以以最成功地影响每个员工的方式提供负面反馈是很重要的。

明确和直接:重要的是要确保你给予负面反馈的员工完全理解你在说什么以及对他们的期望是什么。清晰直接地表达你的反馈意见,如果有必要的话,用电子邮件把最重要的要点写下来。

不要忘记积极的反馈:积极的反馈和消极的反馈一样重要,可以帮助员工保持鼓舞,即使他们最近收到了建设性的反馈。留出时间定期给每个员工积极的反馈,比如一个月或一个季度。

版权声明:zhuge 发表于 2021年10月29日 上午6:56。
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