如何创建一个待办事项列表,并实际完成工作

生活妙招 2年前 (2020) zhuge
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当你对工作感到焦虑时,减轻压力和让自己崩溃的最有效的方法之一就是坐下来,拿起笔和纸,写下所有你必须做的事情。《把事情做好》的作者大卫·艾伦称之为“思维扫描”。它会减轻你大脑的认知负担,当你看到列出的所有你必须做的事情时,你会有一种安慰的感觉,因为它并不像你的大脑告诉你的那样糟糕。

然而,只是把你必须要做的事情从你的头脑中赶出去,并不能完成工作。这只是第一步。

要真正从做待办事项清单中受益,你可以做几件事来让你的待办事项清单更有效率。

1. 清楚你需要做什么

我经常看到我做的任务清单写着“和蒂姆谈谈”或“准备演讲”。编写这样的任务的问题是它们不清楚。仍有许多问题没有答案。跟蒂姆说什么?表示什么?需要准备什么?

当你写一个任务时,你会知道你想做什么;但过了一个周末或几天之后,你想要达到的目标就变得模糊不清了。写“与蒂姆谈谈下周的柏林之行”或“为下周的董事会陈述准备一份提纲”要好得多。当然,写下额外的单词可能要多花几秒钟,但是,当你完成这项任务时,你会感谢自己。

写这样的任务会让你清楚地知道你想做什么。当你坐下来开始你的工作时,你会确切地知道做这些任务涉及到什么,这样你就能更好地决定要做什么。

这也节省了很多时间,因为清晰意味着你将能够得到正确的文件并立即开始,而不是花几分钟试图记住你需要做什么。

2. 不要随意确定任务的日期

在你写的每一项任务上都加上一个日期是很诱人的——你不想忘记去做,对吧?-在你的待办事项清单上随机列出每一项任务的问题是,你最终会列出一大堆在你选择的那一天不需要做的任务,你要么重新安排任务,要么就忽略它们。

相反,要更有策略。如果你想在某一天完成一项任务,那就给它定个日期吧。我看到过,当一个人有一天的背靠背会议时,他每天都要做20到30个任务的清单。在这种情况下,任务是不可能完成的。

在你的每日待办事项列表中添加一个提醒任务是可以的,比如“提醒:回顾项目X -需要做什么吗?”或者创建一个要拨打的电话列表,并设置一个每日任务,告诉你要查看你的电话列表。只要努力让你每天的待办事项清单易于管理且切合实际就可以了。

每周花一点时间,根据你的日历来计划你的一周,这将帮助你保持你的待办事项清单更有效。然后,您可以将日期添加到任务中。当你在办公室里度过了安静的一天,没有会议的时候,列一个更长的待办事项清单。如果你出差了,减少任务清单上的任务数量。

3.把你每天要做的事情控制在10件以内

当我向人们提出这个建议时,他们经常嘲笑我。他们认为自己要比这忙得多,至少要完成20项任务。

这里的问题是,你每天都会遇到各种干扰、紧急情况和干扰;你不可能完成这20个任务。你会在一天结束的时候感到沮丧,因为你重新安排了25%到50%的任务。

相反,在一天结束的时候,花10到15分钟来安排第二天的优先事项。在你的任务清单上挑出十个最重要的任务,然后用某种方式突出它们。许多待办事项列表管理器都有标记任务的方法,因此您可以将标记添加到第二天要完成的10项任务中。

这不仅能让你专注于重要的事情,还能迫使你选择对你的一天有最大积极影响的任务。

当你开始以这种方式优先处理你的待办事项时,你自然会变得更加专注,并会把更多宝贵的时间花在那些能让你在项目和目标上前进的任务上。

4. 把相似的任务放在一起

当你看你的任务清单时,你会发现很多任务本质上是相似的。

例如,打电话给你的客户。如果你的日常工作清单上有两到三项任务涉及到打电话给你的客户,把它们放在一起,同时进行。安排30分钟左右的时间来接电话,一个接一个地接。同样地,如果你的任务涉及到电子邮件,也要把它们放在一起。你会发现你完成了更多的工作,你的思想也更专注于你正在做的工作。

当你整天在不同类型的工作之间转换时,它会变得混乱。一起做类似的工作对你的效率和生产力都有好处。
5. 让你的待办事项清单充满动力

当你写“回复邮件”或“给客户打电话跟进”之类的任务时,并没有真正的动机。感觉就像你在做日常工作一样。在可能的情况下,写一些任务,比如“让收件箱清空”和“给我的客户打电话,确保他们满意”。这似乎太简单了,但很多时候,待办事项清单没有情感价值。这只是一份工作清单。

为了让列表更有启发性,可以写一些任务,让它们能引起情感上的反应。让你的客户高兴比仅仅给他们打电话更有动力,因为那是你的工作,或者每天和你自己竞争,让你的电子邮件收件箱里的邮件为零,这会给你的任务增加一点火花。

另一种让你的待办事项清单更有动力的方法是保持每天的清单简短。正如我上面所写的,当你每天的任务清单上的任务不超过10个时,你就会觉得自己是可以完成的。如果它有20到30个任务,就会让人感到压力山大。看一看你的每日清单,并从中获得灵感要比看一看你的清单并感到泄气要好得多。

6. 每周回顾一次

如果你读过大卫·艾伦(David Allen)的《把事情做好》(Getting Things Done)一书,你就会对《每周回顾》有所了解。然而,令我惊讶的是,许多人跳过了它。如果你想让你的待办事项清单保持有效和最新,那么每周回顾是至关重要的。

在这一周中,当你忙得团团转的时候,你会错过很多事情。我们是人类,我们会忘记检查我们已经完成的任务,我们会添加时间敏感的任务,而不是添加日期,我们会忘记添加任务。每周回顾是你停下来一个小时,对你要做的事情做一个大局观。

理想情况下,你的每周回顾应该在一个没有干扰的地方完成,这样你就可以专注于你要做的工作,并计划下一周的工作。把你所有的任务放在一起——你可能已经把任务写在了笔记本上,而没有把它们添加到你的待办事项列表中——然后清除掉那些不再需要或者已经完成的任务。

每周回顾会让你完全掌控自己。它能让你掌控你的工作,决定下一步需要做什么,什么可以推迟到以后。这是我所知道的以计划和方向开始一周的最好方法,它可以确保你在做正确的事情,不会被小任务缠住,这些小任务不会推动你在项目或目标上前进。

结论

如果使用得当,待办事项清单可以成为你的动力和驱动力,推动你尽最大的努力,实现惊人的成就。它让你专注于重要的事情,并阻止你错过那些可能会丢失的任务。

列清单还能帮你减轻压力,让你喘不过气来,因为你不是试图在头脑中记住所有的事情,而是把所有要做的工作都外部化了,为更多创造性的努力在头脑中腾出了空间。

让我们总结一下主要的收获:

把你要做的事情写下来,这样就很清楚了。如果你必须打电话给某人,把他们的电话号码放在任务中,以节省搜索号码的时间。

添加有意义的日期,而不是随机的。当你每天的任务清单上只有当天必须完成的任务时,你会更专注于正确的工作。

在你的待办事项清单上每天最多只允许10到12个标记任务。这并不意味着你只做那些任务。如果你在一天结束的时候有时间和精力,你总是可以做更多的事情。

把类似的任务放在一起,这样你就可以专注于你同时在做的工作。这有助于避免多重任务的风险。

把你的任务写下来,这样它们才有意义,才有动力。你想要看看你的清单,并有动力投入到工作中去。

不要错过做一个完整的每周回顾。这是把一切联系在一起的胶水。

版权声明:zhuge 发表于 2020年3月7日 下午8:14。
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