写电子邮件的技巧:影响和说服

学习 1年前 (2020) zhuge
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在我们深入挖掘电子邮件中哪些有用、哪些没用之前,让我们先弄清事实:

如果你试图影响某人,电子邮件并不总是最好的沟通工具。依赖电子邮件的关系可能会有一场艰苦的战斗,甚至一个简短的电话就可以完全改变交流的动态。

不相信我吗?我有科学依据来支持我的说法:

科学:

贾尼斯·纳德勒博士让来自西北大学和杜克大学的法律系学生配对,并要求每对学生同意购买一辆汽车。

两组谈判人员完全通过电子邮件进行谈判,但其中一半人被秘密告知,在谈判之前,要用那台好用的旧电话与对方进行简短的“认识”交谈。

结果是戏剧性的。首先通过电话交谈的谈判者达成协议的可能性是只使用电子邮件的谈判者的四倍。那些从不说话的人不仅更有可能陷入僵局;他们也经常对谈判感到不满和愤怒。

总结:

电子沟通中缺失的元素是融洽和即时的情绪反馈。面部表情、声调和手势都是电子邮件中没有的线索(笑脸表情和感叹号只能代替它们)。

让我们来看一条典型的电子邮件消息:

What was written: OK will see if I can manage.(好吧,看看我能不能行。)

听到的是:我已经有很多工作要做了,但因为你太招人讨厌,你又在增加工作量。我会做这件事,因为我别无选择。你以为我是谁?一头驴!

可以这么写:我一做完日程表上的其他事情就会去做。可能还需要一段时间,紧急吗?

明白我的意思了吗?

如何写电子邮件,说服,影响和说服:

规则一:

从个人笔记开始。

不要只是说“希望你一切都好”,而要问一些更私人的问题,比如“这个周末的钓鱼之旅怎么样?”或者,当你给陌生人发邮件时,先说一些私人的事情,比如“我是你网站的超级粉丝,你最近关于女权主义的文章真的打动了我”。

开门见山很好,但是写一两封私人信件可以让整个交流变得活跃起来。

规则二:

控制这些情绪:

情绪,尤其是愤怒和绝望,完全通过你的手指渗透到你的电子邮件信息中,当你在新的电子邮件交流中没有面部表情来软化意思时,像生气、不可接受、不专业和无礼这样的高情绪词汇是特别危险的。

尝试寻找更温和的替代方式,如果你感到愤怒、误解或紧张,那就更好了,不要写那封邮件!

规则三:

保持简短和温馨:

一封较长的电子邮件并不意味着你已经涵盖了所有的要点,它只是意味着你给了人们更多的空间来空白你的信息,因为它只是单调乏味。

使用这个傻瓜证明公式:

两行接下来的行动或期望的结果

两行结束了一个温暖的音符

规则四:

在发送邮件之前,你是否至少读过一次(最好是每隔一段时间读两次)?

这对于你分享可能会被误解的信息或需要采取某种行动的电子邮件尤其重要。最后一次阅读意味着解雇和立即行动之间的区别。

规则五:

如果是一封重要的邮件,在任何情况下都不要马上发送。

写好电子邮件,然后在发送前保存为草稿(尤其是那些半夜半睡的信件)。

把邮件放在“草稿”文件夹里,在按下“发送”键之前喝杯咖啡。喝完茶后,你会对邮件有新的认识。

规则六:

掌握主题:

你邮件的主题行是否达到了目的?

考虑使用想要的行动作为电子邮件的主题,而不是主题,你会看到你的邮件将如何打开,并产生回应。例如,在给客户或团队领导的电子邮件中,类似“请采取行动”这样的句子会比主题为“会议记录”的句子更快地完成任务。

也许最重要的电子邮件礼仪是普通的礼貌。

你不会想在电子邮件中写下任何你不会当面对别人说的话。

许多人选择用电子邮件作为借口躲在电脑显示器后面,但不幸的是,现实生活中事情并不是这样的。一封丑陋、粗鲁的电子邮件是最糟糕、最具罪证的证据,比面对面的几句恶语造成的伤害要大得多。

版权声明:zhuge 发表于 2020年5月16日 上午9:24。
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