如何写行政摘要?一起来学习

学习 1年前 (2020) zhuge
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如何写行政摘要?一起来学习

如果你从来没有做过,那么被要求写一份执行概要,无论是政策文件、小册子、简报还是报告,都可能是一个令人畏缩的事情。

然而,问几个问题,在你的头脑中保持一些简单的规则,它就会变得更加直接。这一页列出了你要问的问题,无论是你自己还是别人,还有一些要记住的警告和惯例。

执行摘要的内容

在你开始之前,你需要问两个关键的问题

我的执行摘要的目标受众是谁?

我正在总结的论文的哪些内容他们真的需要知道?

这些问题很重要,因为它们会告诉你在执行概要中需要包括哪些内容,所以让我们稍微整理一下:

目标受众

和所有的写作项目一样,了解你的读者是很重要的。执行摘要的目标读者可能与较长的文档的目标读者有很大的不同,无论是政策文件、报告还是其他内容。

执行摘要有几个可能的目的。

人们可以通过阅读执行摘要来确定是否需要阅读完整的报告。这个群体可能包括组织内外的人,但报告可能会涉及他们每天做什么。他们通常是学科专家;他们只需要知道是否有什么新的东西他们应该读。这个小组将寻找更广泛的论文内容的广泛总结。

人们可能想知道他们是否会觉得完整的报告有趣和相关,即使不是严格必要的。同样,这类人可能是学科专家,但也可能包括寻找该学科特定“角度”的分析师。该组还欢迎对内容进行简单的总结。

他们可以阅读执行摘要,而不是完整的报告。你真正需要担心的是这个群体,因为他们很可能包括你所在组织的董事会或执行团队,以及记者。因此,进入执行概要的,是他们要带走的信息,很可能会被更广泛地传播。对于这些人来说,执行概要是他们了解主题的窗口,如果他们想要理解它,它必须是透明的,而不是不透明的。

想想你的目标读者:你想让谁读你的执行摘要?为什么?

不要担心其他人会读它;这是您的目标受众,您或您的直接主管将向他们发送摘要。如果摘要要发布,您最想阅读哪个组的摘要?

你的目标受众需要知道什么?

一旦你确定了你的目标读者,你就可以考虑他们在阅读你的论文后需要知道什么或做什么。这可以分为两部分:

首先,根据文档是需要操作还是仅用于信息对文档进行分类。这将决定您使用的语言。

接下来,你需要确定,当他们读完后,你希望你的读者在脑海中记住的关键信息是什么。他们以前没有的信息和概念。

重要提示

思考关键内容的一个好方法是想象你在停车场或咖啡机旁遇到你的老板或首席执行官。关于你的文件,你想告诉他们哪三个关键点?

努力将你的关键信息减少到三句话,或者最多减少到五句话。在你开始写作之前就着手去做,这意味着在你写作的时候你的头脑中已经完全清楚了。

撰写执行摘要

一些组织有非常清晰的结构,用于执行摘要等文件,而另一些组织则更为开放。

在你开始之前,检查你是否需要在一个特定的结构中工作。例如,如果您正在撰写提交的学术报告摘要,您可能有字数限制,或者需要保持在论文的一侧。

当你在写执行概要的时候,你应该时刻记住你的目标读者。

如果你的听众包括你的老板或首席执行官,你可以这样想:他们已经知道了多少,你需要解释多少?

如果你的听众包括记者,你可能需要解释一切。如果它只是一篇论文的摘要,因为你必须发表一篇,那么你只需要对论文进行摘要。

如果你发现自己在这个阶段陷入了细节的泥沼,和别人谈谈应该包括什么是个好主意。

无论摘要是否准备发布,您使用的语言都需要相当正式。

总的来说,正如你可能预期的那样,一份执行概要总结了相关论文的主要观点,并提出了关键点。它通常有三个部分:引言、正文和结语。

引言部分介绍了论文的背景,并解释了论文的内容,包括需要采取的行动。它不需要超过一两句话。对于一篇内部论文,你可以这样写:

这篇论文解释了关于[课题]的研究结果及其与组织的相关性。报告指出了五项重要发现,并对组织内部的行动提出了三项建议。请您注意这些建议,并决定是否应该执行这些建议。

对于一篇已发表论文的执行摘要来说,第一段往往更引人注目。

例如,最近发表的一篇关于绿色能源和互联网的报告:

对于全球约25亿上网的人来说,没有互联网的生活是无法想象的。

互联网已经重新编织了我们的日常生活——我们如何彼此沟通、工作和娱乐——并成为全球经济的基础。

这个例子仍然说明了互联网的重要性,但其目的是让人们继续阅读,而不仅仅是提供信息。再说一遍,这都是关于你的观众以及他们需要或想要什么。

正文部分概述了报告或论文的主要结论和/或建议,这是本文的摘要。主要部分需要关注报告中有趣且最相关的部分。

最重要的是,执行概要的主要部分需要独立存在,读者不必参考报告或政策文件的主要部分。这是值得检查的,让不太了解这个主题的人给你读一遍。

最后,你需要一个结论,它概括了阅读报告的人需要带回家的信息或行动。项目符号是突出重点的一种有用的形式,这就是你的三到五条信息的来源。

一旦你完成了,对照我们的清单检查一下,确保你已经涵盖了所有的内容。

写执行概要的检查表

你有没有时刻记住观众?

你给他们写了吗?

你是否符合字数或结构要求?

你是否已经清楚地列出了关键信息以及需要采取的行动?

执行摘要本身是否有意义,没有附加报告?

最后的警告

执行概要不可能对所有人都适用。你只有几百个字。你需要坚定地关注你的目标受众和他们的需求。其他人可能会发现它很有用;你的目标受众依赖于它。

版权声明:zhuge 发表于 2020年5月15日 下午12:48。
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